Legg ut bilde: Flyvende konvolutter | © Gerd Altmann på Pixabay
Allerede på midten av 1990-tallet hadde nok de fleste voksne i den vestlige verden sin egen e-postkonto, noe som aldri var ment av de opprinnelige utviklerne. I dag får brukerne stort sett disse kontoene fra arbeidsgiver eller telefonselskap, noen, spesielt yngre mennesker, bruker ganske enkelt de internettbaserte tilbudene, og før du vet ordet av det har du flere egne e-postkontoer enn du faktisk kan bruke fornuftig.
Særlig internettkyndige brukte veldig raskt også sine egne domener og dermed sine helt egne e-postkontoer og beriket dermed e-postverdenen enormt. Det finnes også tjenester som tilbyr brukere midlertidige e-postadresser for enhver anledning.
Men det er slett ikke det denne artikkelen handler om, den handler om hvordan e-post ble misbrukt fra starten av ved å bruke e-postkontoer og programmer mer og mer til e-postbehandling og arkivering, noe som i dag til og med fører til at enkelte tilbydere tilbyr ekstra tjenester, som automatisk og angivelig "lovlig" korrekt "evig" lagring av alle e-poster som noen gang er mottatt og sendt — noe som utelukkende resulterer i et enormt sløsing med ressurser og energi.
Samtidig bør man huske hva man pleide å gjøre med brevene, telegrammene eller faksene man mottok — og kanskje fortsatt gjør i dag. Svært få av oss har utviklet et arkivsystem for dette og vedlikeholdt det i årevis. Det var mest kjærlighetsbrev som forsvant buntet ned i skuffer og fikk arvingene til å smile tiår senere. Noen av disse innsamlede brevene kom til og med inn i litterære arkiver, for eksempel det i Marbach am Neckar.
Så hvorfor vil du eller trenger å lagre hver e-post du sender eller mottar – noen lagrer til og med de aldri sendte utkastene – i innboksen din i dag og lagre den for evigheten? De 2 GB lagringsplassen som er reservert for en vanlig postkasse er allerede knapt nok, og det reserveres nå lagringsplass som langt har overgått alle tenkelige tiltak. Årsaken til dette kan være at mange bruker e-postprogrammene sine som eggleggende ullmelksvin og i denne forbindelse ikke har noen betenkeligheter med å lagre og videreformidle sine svært personlige data eller andre hemmeligheter og helt egne ideer, for ikke å snakke om forretningshemmeligheter .
Det ville være så enkelt å sjekke relevansen av sendte og mottatte e-poster og om nødvendig som en separat fil i en notatboks eller et annet passende oppbevaringssted. Og hvis du da har mot til å slette irrelevante e-poster med en gang, kan det godt skje at eget arbeid kan gjøres på en mye mer avslappet og fremfor alt bedre organisert måte. Jeg er fast overbevist om at med hensiktsmessig personopplysningshåndtering kan ens eget arbeid utføres mye mer effektivt og til slutt mer effektivt. Dette lille trikset sparer deg også for den ene eller andre konsulenten og innkjøp av utallige ledelsesbøker eller nettkurs.
"Du kommer til å skrive mye. Gjør det bra. Telefonsamtaler og hangouts skaleres ikke. Ansikt til ansikt er dyrt for distribuerte grupper og derfor sjeldent. Sanntidsverktøy som IRC og Slack er en ulempe for mennesker i minoritetssoner. Og så, i et nettsamfunn, er den viktigste måten å kommunisere på sannsynligvis e-post. Det betyr at du må være god til det. Ta deg tid til å skrive nøye, fullstendig og presist. Og siden tekst kommer til å gjøre så mye av dine kommunikative tunge løft, bør du vurdere å være litt mer eksplisitt om emosjonell signalsending enn du ellers ville vært. ("Jeg er glad ...", "det er trist ...", "Jeg er takknemlig.")."
Sue Gardner, En liten guide til å jobbe med nettsamfunn (21. mars 2016)
